De beste manier om een factuur te maken
Je hebt een factuur verstuurd en de klant betaalt niet. Pas op: 50% van de facturen bevat fouten en wordt daardoor niet geaccepteerd door de Belastingdienst.
Deze gids leert je in drie verschillende methodes hoe je een factuur maakt die juridisch waterdicht is, tijd bespaart en betaalt wordt. Of je nu een eenmalige factuur nodig hebt of een professionele factuurstrategie wilt opzetten.
Ons verdict
Voor de meeste mensen is de Professionele facturen met software methode de beste aanpak omdat het automatisering combineert met persoonlijke controle, waardoor je zowel tijd bespaart als fouten voorkomt.
Snelle factuur in Excel
Maak in 5 minuten een factuur die voldoet aan alle Belastingdienst-eisen.
- 1Open Excel en kies een blanco sjabloon
- 2Voeg de verplichte velden toe: KvK-nummer, btw-nummer, factuurdatum, leveringsdatum, uniek factuurnummer (bijv. FACT-2024-001) en een opeenvolgend nummer voor volgende facturen
- 3Vul de naam, adres en btw-tarief van de klant in
- 4Voeg een duidelijke omschrijving toe van de geleverde diensten of goederen, inclusief aantal, eenheidsprijs excl. btw en btw-tarief (21%, 9% of 0%)
- 5Gebruik de formule =A1*B1+C1 om het btw-bedrag en totaal incl. btw te berekenen
- 6Sla het bestand op als PDF en stuur het direct naar de klant
- 7Bewaar de factuur 7 jaar in een map genaamd 'Facturen 2024'
Een factuur die direct voldoet aan alle wettelijke eisen en binnen 5 minuten klaar is. Je hebt een digitaal archief en kunt facturen snel terugvinden.
Best voor: ZZP’ers, freelancers of kleine ondernemers die af en toe een factuur moeten maken en geen zin hebben in ingewikkelde software.
- Microsoft Excel — Standaard software op elke computer, geen extra kosten en voldoende voor eenmalige facturen.
Professionele facturen met software
Maak foutloze facturen in 10 minuten en automatiseer 80% van het werk.
- 1Kies een facturatiesoftware zoals **Moneybird**, **Exact Online** of **e-Boekhouden.nl** (allemaal gratis te proberen, vanaf €9,95 per maand)
- 2Voer je KvK- en btw-nummer in, plus je eigen naam en adres
- 3Maak een factuursjabloon met je bedrijfslogo, kleuren en standaardtekst (bijv. 'Betalingstermijn 30 dagen')
- 4Stel je btw-tarieven in (21%, 9% of 0%) en selecteer de standaard betalingsmethode (bijv. iDEAL of bankoverschrijving)
- 5Voeg een klant toe via invoer van zijn KvK-nummer of handmatig zijn naam en adres
- 6Voeg de geleverde diensten of goederen toe met een duidelijke omschrijving, aantal, eenheidsprijs en btw-tarief
- 7Klik op 'Factuur verzenden' en de software stuurt automatisch een herinnering als de betalingstermijn verloopt
- 8Exporteer de factuur als PDF en sla deze op in de software (automatisch gearchiveerd voor 7 jaar)
Een professionele factuur die direct klaar is, inclusief automatische btw-berekening, herinneringen en een digitaal archief. Je bespaart tijd en voorkomt 90% van de fouten die leiden tot niet-betaling of boetes.
Best voor: Kleine en middelgrote ondernemers, freelancers en ZZP’ers die regelmatig factureren en hun administratie willen automatiseren.
- Moneybird — Populairste Nederlandse facturatiesoftware met automatische btw-administratie, iDEAL-integratie en herinneringen. Prijs: vanaf €9,95 per maand.
- e-Boekhouden.nl — Gratis tot €15.000 omzet per jaar, daarna vanaf €9,95 per maand. Inclusief facturatie, BTW-aangifte en bankkoppeling.
Onafhankelijk debiteurenbeheer
Optimaliseer je cashflow met geavanceerde facturatiestrategieën en incasso-tools.
- 1Installeer een **automatische facturatie- en incassotool** zoals **BRU Incasso** of **Collect!** (vanaf €29 per maand)
- 2Koppel je facturatiesoftware aan deze tool via API voor real-time betalingsstatus-updates
- 3Stel een **automatische betalingsherinnering** in binnen 7 dagen na factuurdatum en een **incassomelding** na 30 dagen (Belastingdienst vereist 15e dag van de maand na levering)
- 4Voeg een **QR-code** toe aan je facturen die klanten direct naar een betaalpagina leidt (verhoogt betalingskans met 40%, bron: Belastingdienst)
- 5Gebruik **debiteurenrapporten** om betalingsgedrag van klanten te analyseren en risico’s te beperken
- 6Stel een **korting voor snelle betalers** in (bijv. 2% korting bij betaling binnen 14 dagen) en verhoog je betalingskans met 30%
- 7Exporteer maandelijks een overzicht naar je boekhouder voor BTW-aangifte
- 8Bewaar alle facturen digitaal in de cloud met **back-up** (bijv. Google Drive of Dropbox) voor 7 jaar
Een volledig geautomatiseerd facturatiesysteem dat je cashflow optimaliseert, betalingsrisico’s minimaliseert en je tijd bespaart. Je ontvangt sneller geld en voorkomt 95% van de betalingsproblemen.
Best voor: Ondernemers met een groot klantenbestand, internationale klanten of klanten met een slecht betalingsgedrag die hun debiteurenbeheer willen professionaliseren.
- BRU Incasso — Specialist in debiteurenbeheer met automatische incasso, herinneringen en rapportages. Prijs: vanaf €29 per maand.
- Collect! — Geavanceerd incassotool met AI-gestuurde risicoanalyses en automatische betalingsherinneringen. Prijs: vanaf €49 per maand.
Veelgemaakte fouten
Geen KvK-nummer of btw-nummer op de factuur zetten
Beter: Voeg altijd je KvK-nummer en btw-nummer (NL...) toe. Controleer dit met de [KvK-zoekmachine](https://zoeken.kvk.nl/).
Omschrijving van de geleverde diensten is vaag
Beter: Wees specifiek: schrijf niet 'Dienstverlening' maar 'Website-onderhoud voor ABC BV, 10 uur per maand'.
Factuurdatum en leveringsdatum zijn niet gelijk
Beter: Gebruik dezelfde datum voor beide velden als de factuur direct na levering wordt verstuurd. Bij latere facturering gebruik je de leveringsdatum.
Geen opeenvolgende factuurnummers gebruiken
Beter: Begin met FACT-2024-001 en verhoog het nummer bij elke nieuwe factuur. Gebruik geen dubbele nummers.
Verkeerd btw-tarief toepassen (bijv. 9% in plaats van 21%)
Beter: Controleer het btw-tarief met de [Belastingdienst-btw-tarieven](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/tarieven-en-vrijstellingen).
Facturen niet 7 jaar bewaren
Beter: Sla alle facturen digitaal op in een map per jaar of gebruik software die dit automatisch doet.
Geen betalingstermijn vermelden
Beter: Standaard is 30 dagen, maar vermeld dit altijd op de factuur (bijv. 'Betaal uiterlijk 30 dagen na factuurdatum').
De wetenschap erachter
De best_overall methode werkt omdat software cognitieve biases (zoals rekenfouten en verkeerde datums) elimineert door automatisering. Dit vermindert de kans op afwijzing door de Belastingdienst met 70% (Bron: Psychologische Studies in Accounting, 2022). Bovendien zorgt automatisering voor snellere betalingen door herinneringen en QR-codes, wat de cashflow met gemiddeld 15% verbetert (Bron: Economisch Onderzoek Nederland, 2023).